REGISTRO DE EMPREGADOS
Considerações

 Sumário

  • 1. Introdução

  • 2. Atualização do Registro

  • 3. Autenticação Dos Livros ou Fichas

  • 4. Centralização de Documentos

  • 5. Registro Informatizado de Empregados

  • 5.1 - Obrigação Junto ao INSS

  • 5.2 - Informações

  • 5.3 - Execução do Sistema

 

1. INTRODUÇÃO

O registro de empregados, de que trata o artigo 41 da CLT, conterá:

a) identificação do empregado, com número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social, ou Número de Identificação do trabalhador;

b) data de admissão ou demissão;

c) cargo ou função;

d) remuneração e forma de pagamento;

e) local e horário de trabalho;

f) concessão de férias;

g) identificação de conta vinculada do FGTS e da conta do PIS/Pasep;

h) acidente do trabalho e doença profissional, quando tiverem ocorrido.

 

2. ATUALIZAÇÃO DO REGISTRO

O registro de empregados deverá estar sempre atualizado e numerado seqüencialmente por estabelecimento, cabendo ao empregador ou seu representante legal a responsabilidade pela autenticidade das informações nele contidas. 

 

3. AUTENTICAÇÃO DOS LIVROS OU FICHAS

Às empresas que não optarem pelo sistema informatizado de registro de empregados, permanece a exigência de autenticar os livros ou fichas.

A autenticação do primeiro livro ou grupo de fichas, bem como de suas continuações, será efetuada pelo fiscal do trabalho, quando da fiscalização no estabelecimento empregador. 

 

4. CENTRALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

A empresa poderá utilizar controle único e centralizado de documentos sujeitos à inspeção, salvo o registro de empregados, registro de horário de trabalho e do Livro de Inspeção que deverão permanecer em cada estabelecimento.

A exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias, segundo determinação do fiscal do trabalho. 

 

5. REGISTRO INFORMATIZADO DE EMPREGADOS

O empregador poderá optar pela adoção do sistema informatizado, utilizando-se de arquivo magnético ou ótico, para o registro de empregado, bem como para armazenar informações dos admitidos anteriormente à implantação do sistema.

Para a garantia da segurança, inviolabilidade e durabilidade das informações o empregador é obrigado a observar as seguintes cautelas:

I - registro individualizado em relação a cada empregado;

II - registro das informações mantido sempre na forma originalmente feita, podendo as retificações posteriores serem efetuadas por averbação;

III - indicação do responsável pela operacionalização centralizada do sistema;

IV - identificação das pessoas autorizadas a operar nos arquivos com as respectivas limitações de acesso aos níveis da informação;

V - garantia contra sinistros, mediante duplicação de arquivos em locais diferentes;

VI - garantia de acesso a qualquer tempo às informações sujeitas à inspeção do trabalho, inclusive as relativas à segurança e saúde do trabalhor.

 5.1 - Obrigação Junto ao INSS

O empregador ficará também obrigado a depositar, na unidade descentralizada local do Instituto Nacional de Seguro Social - INSS, memorial descritivo do sistema contendo:

I - as especificações detalhadas das instalações do Centro de Processamento de Dados;

II - a localização de todos os estabelecimentos da empresa;

III - a indicação do programa gerenciador do Banco de Dados e/ou de rede;

IV - a linguagem de programação utilizada;

V - a descrição do sistema de segurança da instalação do arquivo e do sistema;

VI - a indicação da autoria do sistema (própria ou software house), com detalhamento suficiente que permita avaliar a perenidade, capacidade e continuidade do sistema, especificando, inclusive, garantias contra sinistros.

 5.2 - Informações

Os históricos dos registros de empregados poderão ser desdobrados em diversas telas, observando-se o tamanho mínimo da tela de vídeo (20 linhas por 80 colunas) e em língua portuguesa.

O sistema deverá permitir, à fiscalização do trabalho, acesso a todas as informações e dados dos últimos 12 (doze) meses, no mínimo, ficando a critério de cada empresa estabelecer o máximo, conforme a capacidade de suas instalações.

As informações anteriores aos 12 (doze) últimos meses, quando solicitadas pela fiscalização do trabalho, poderão ser apresentadas via terminal de vídeo ou em relatório impresso, no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias.

 5.3 - Execução do Sistema

O sistema poderá ser executado em instalações próprias do empregador ou de terceiros, desde que haja terminais instalados na empresa e interligados a sua rede, possibilitando que a fiscalização do trabalho seja efetuada na própria empresa.

Todas as informações e relatórios deverão conter a data e hora da sua exibição ou impressão.

Fundamento Legal:
- Portaria MTPs 3.626/91, com alterações posteriores;
- Portaria MTPs 3.024/92.

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